Na de meeting voelde ze zich vol energie ! Peter’s probleem om de deadline te halen was eindelijk en hij beloofde uiterlijk volgende week alles op te leveren. Wat een opluchting !
Twee uur na de meeting valt haar blik op de koffiehoek en ziet ze Peter en Alice, duidelijk in een ernstig gesprek. Gaat dat over vanmorgen? Plots schiet Peter’s stem uit “ik zal nooit klaar zijn volgende week, wat denkt ze wel !”.
Anne is met verstomming geslagen. Hoe is het mogelijk dat haar perceptie van de ochtendvergadering zo verschillend is van hoe Peter en Alice de vergadering hebben beleefd.
Haar ogen dwalen terug af naar haar scherm, daarop een e-mail met een aankondiging voor training “facilitation skills”. Zou ze er echt iets aan hebben?
Haar gedachten gaan terug naar de ochtend. Anne beseft dat zij eigenlijk gewoon zelf de oplossing voor het deadline probleem heeft gegeven, en van Peter enkel een bevestigende blik verwachtte. Ze wist dat ze de beste oplossing had en nodigde hem niet uit om zijn gedachten te delen. Ze beseft ook dat ze Alice haar verbaasde blik opmerkte, en bang was om er aandacht aan te schenken. Ze durfde ook niet delen met het team wat die verbaasde blik met haar deed (uit angst opnieuw geen oplossing te zullen vinden en in impasse te recht te komen). En Anne moet eerlijk zijn, ze vindt Alice heel defensief en wilde haar eigenlijk geen mogelijkheid geven om te reageren en de discussie te (her)openen. Een confrontatie zou heel de vergadering in beslag nemen. En … die bevestigende blik van Peter, die had ze toch gekregen? Anne wilde helemaal geen discussie, of laat staan een conflict, dat haar rol als teamlead kan ondermijnen.
Een diepe zucht… Anne beseft dat ze heel wat veronderstellingen maakte! En er zelf voor zorgde dat er geen mogelijkheid tot interactie meer was in de vergadering. Hierdoor heeft ze helemaal geen tijd gewonnen, integendeel, het team gaat niet in actie, heropent de discussie achter haar rug en het project zal dus opnieuw vertraging oplopen. Peter en Alice zijn gefrustreerd en voelen zich niet gehoord. Anne voelt zich slecht en moedeloos.
Anne kan hier veel uit leren!
Ze schrijft zich in, en wil meer leren over faciliteren.
De workshop leert haar dat het belangrijk is nieuwsgierigheid te zijn en te blijven en de moed te vinden om je observaties en veronderstellingen af te toetsen.
Zelf je observaties benoemen en delen nodigt ook anderen uit om dat te doen. Het creëert comfort voor hen. Ze was verbaasd over de eenvoud en vlotheid die dan ontstaat. Ze beseft dat haar eigen angsten haar en haar team in de weg staan bij het vinden van constructieve oplossingen.
De volgende update meeting verloopt anders. Ze vraagt haar team of ze de situatie zoals zij ze beschreven heeft, herkennen, ze deelt haar “urgentie” gevoel bij de situatie en nodigt hen uit om hun gevoel te delen (zien zij dat ook?). Haar eigen gooit ze nog even niet in het midden. Ze nodigt het team eerst uit om te delen wat zij nodig hebben. Ze staat open voor hun ideeën en suggesties. Elke meeting gaat dit vlotter en vlotter. Zij voelt meer energie, bij haarzelf en bij de anderen. Iedereen deelt makkelijker en luistert. Het team lost problemen zelf op, is betrokken en enthousiast, neemt eigenaarschap. Wat een verademing!
Basis vaardigheden in faciliteren verbeteren je vergaderingen en overlegmomenten
Wanneer een groep samen werkt is er nood aan evenwicht tussen de opdracht (“the job that needs to be done”), de interactie tussen de verschillende groepsleden, de individuele noden, en de verwachtingen van anderen (klanten, je baas, de omgeving,…). Leren faciliteren helpt je om een observerende plek in te nemen en zo te zien hoe de verschillende aspecten op elkaar inwerken en elkaar beïnvloeden, zonder dat je er zelf voortdurend wordt in meegesleept.
Je facilitatieskills ontwikkelen gaat over het ontwikkelen je capaciteit om te luisteren en “in te tunen”, aan te voelen. Vaak worden we helemaal in een context opgezogen of erdoor overweldigd waardoor we kleine signalen van weerstand niet meer opmerken en we enkel nog horen en zien wat we willen horen en zien. Vaak heeft het te maken met het durven loslaten van overtuigingen als ‘ik weet het beter”, “ik begrijp de situatie, jullie nog niet helemaal”, “ik heb gelijk en ik zal ook gelijk krijgen”. Of, zoals Johannes Schmidt het zegt “we need to take ourselves more seriously and learn to listen, watch, observe and sense”. En dat begint met nieuwsgierig zijn, open waarnemen en bewustzijn.
Wanneer ik je begeleid in het ontwikkelen van je facilitatie skills deel ik heel wat praktische tools en technieken, en nodig ik je vooral uit om je eigen mindset bij het faciliteren te observeren en beter te leren kennen, en zal ik je aanmoedigen om je nieuwsgierigheid, je waarneming, je ervaringen te vertrouwen en in te zetten.
